最近タスク管理にToodledoというタスク管理アプリケーションを使い始めた。
そもそもはクラウド型のタスク管理ツールは絶対にビジネスユースとしてのニーズがある！と、新規事業の一案として、タスク管理ツールの可能性について私が社内でことあるごとに騒いでいたら、それを耳にした新入社員I君がさらっと、、、、
「社長が言ってるサービス、もう既にありますよ。僕使ってますし。」
「・・・・・・」
慌てて使ってみたら確かにイメージに限りなく近いし、いろいろと工夫されていて使える。
英語版しかないこともあり、日本ではまだそれほど広まっていないようだが、なかなか良く考えられていて、使い慣れれば慣れるほど効率的にタスク管理ができる。
と前置きはそのくらいにして、今日はタスク管理について書こうと思う。
仕組みが出来上がっていない未成熟な組織における仕事には、業務を運営してくための仕事と、仕組みを構築していく仕事の二種類がある。
今やっている方法論で日々の業務を運営していきつつ、一方でその仕組み自体を効率的に作り直したり、作り替えたりしていくことを考えながら運営していく必要がある。
もしくは自分というリソースを最も活かす役割や仕事を組織を見渡す中で考え出し、そこに時間を投下していくことで組織貢献度を高めていくことが重要だったりする。
そういった複数の視点から仕事を押し進めて行くと、どうしても様々なレイヤーのタスクが溜まっていってしまい、上手に管理できずにドタバタしてしまいがち。
特に真面目なタイプの人は、つい処理的な仕事に日々の時間を費やしてしまい、それだけで日々の貴重な時間を全て使い切ってしまう傾向にある。
例えば、営業という仕事であれば顧客リストにテレアポをして営業に行き、御礼のメールを打つ、というような毎日のルーティンがそれにあたる。それをとかく量やることで仕事が忙しいと感じてしまう。確かに忙しいのは間違いないのだろうし、量が質を生み出すというのも事実もあろう。
もちろんそれはそれでやりつつも、そもそも新規営業の手法が正しいかどうか、もっと効率的なやり方や方法論がないのか、顧客データベースの構築やCRMのシステム導入などなど、、、
よりレバレッジの効くポイントについて深く考えることこそが、仕事が出来る人と出来ない人の差になっているケースが多いように感じる。
もちろん日々の業務運営の手を止めることなく、仕組みを作るしかないのが発展途上のベンチャー企業の宿命だが。。。
そこで大事になってくるのが、緊急度と重要度によるタスク分類。
例えば弊社の多くの若い人達が日々追われているのは緊急度が高く重要度が低いタスクである傾向が強い。メール処理などはその典型だったりする。
ビジネスにおいて中期的に大事なのは、緊急度は低いが重要度が高いタスクをどう洗い出すかということと、それを優先的にスケジュールに落とし込み、必ず実践するということ。重要度が高いのに緊急性が低いタスクは、結構意識して考えないとタスク自体に気付くことさえできない上、実行の段になるとつい緊急性の高い業務に追いやられて先延ばしになったり、いつの間にか消滅したりしがち。
日々のタスクの中で緊急度が低いが重要度が高いタスクをちゃんと洗い出し、定期的に時間を確保して考えたり、調べたりすることこそが凄い大事になってくる。
しつこいようだが職責が高くなればなるほど大事になってくるのは、緊急度の高いよりも重要度の高いタスクであるということ。そしてここは意識しないとなかなか時間が取れないし、タスク化さえできないものが多いから気をつけないといけない。
I&G Partnersも若い社員が増えてきている。
みんな真面目で良く働く。
ゆえに上記のような落とし穴にはまりやすい。
是非強く意識してそうないように気をつけつつ、積極的に取り組んでいってもらいたい。
そもそもはクラウド型のタスク管理ツールは絶対にビジネスユースとしてのニーズがある！と、新規事業の一案として、タスク管理ツールの可能性について私が社内でことあるごとに騒いでいたら、それを耳にした新入社員I君がさらっと、、、、
「社長が言ってるサービス、もう既にありますよ。僕使ってますし。」
「・・・・・・」
慌てて使ってみたら確かにイメージに限りなく近いし、いろいろと工夫されていて使える。
英語版しかないこともあり、日本ではまだそれほど広まっていないようだが、なかなか良く考えられていて、使い慣れれば慣れるほど効率的にタスク管理ができる。
と前置きはそのくらいにして、今日はタスク管理について書こうと思う。
仕組みが出来上がっていない未成熟な組織における仕事には、業務を運営してくための仕事と、仕組みを構築していく仕事の二種類がある。
今やっている方法論で日々の業務を運営していきつつ、一方でその仕組み自体を効率的に作り直したり、作り替えたりしていくことを考えながら運営していく必要がある。
もしくは自分というリソースを最も活かす役割や仕事を組織を見渡す中で考え出し、そこに時間を投下していくことで組織貢献度を高めていくことが重要だったりする。
そういった複数の視点から仕事を押し進めて行くと、どうしても様々なレイヤーのタスクが溜まっていってしまい、上手に管理できずにドタバタしてしまいがち。
特に真面目なタイプの人は、つい処理的な仕事に日々の時間を費やしてしまい、それだけで日々の貴重な時間を全て使い切ってしまう傾向にある。
例えば、営業という仕事であれば顧客リストにテレアポをして営業に行き、御礼のメールを打つ、というような毎日のルーティンがそれにあたる。それをとかく量やることで仕事が忙しいと感じてしまう。確かに忙しいのは間違いないのだろうし、量が質を生み出すというのも事実もあろう。
もちろんそれはそれでやりつつも、そもそも新規営業の手法が正しいかどうか、もっと効率的なやり方や方法論がないのか、顧客データベースの構築やCRMのシステム導入などなど、、、
よりレバレッジの効くポイントについて深く考えることこそが、仕事が出来る人と出来ない人の差になっているケースが多いように感じる。
もちろん日々の業務運営の手を止めることなく、仕組みを作るしかないのが発展途上のベンチャー企業の宿命だが。。。
そこで大事になってくるのが、緊急度と重要度によるタスク分類。
例えば弊社の多くの若い人達が日々追われているのは緊急度が高く重要度が低いタスクである傾向が強い。メール処理などはその典型だったりする。
ビジネスにおいて中期的に大事なのは、緊急度は低いが重要度が高いタスクをどう洗い出すかということと、それを優先的にスケジュールに落とし込み、必ず実践するということ。重要度が高いのに緊急性が低いタスクは、結構意識して考えないとタスク自体に気付くことさえできない上、実行の段になるとつい緊急性の高い業務に追いやられて先延ばしになったり、いつの間にか消滅したりしがち。
日々のタスクの中で緊急度が低いが重要度が高いタスクをちゃんと洗い出し、定期的に時間を確保して考えたり、調べたりすることこそが凄い大事になってくる。
しつこいようだが職責が高くなればなるほど大事になってくるのは、緊急度の高いよりも重要度の高いタスクであるということ。そしてここは意識しないとなかなか時間が取れないし、タスク化さえできないものが多いから気をつけないといけない。
I&G Partnersも若い社員が増えてきている。
みんな真面目で良く働く。
ゆえに上記のような落とし穴にはまりやすい。
是非強く意識してそうないように気をつけつつ、積極的に取り組んでいってもらいたい。
